Die beste Ergänzung findet das QMS-System im zeitgleich eingeführten, Dokumentenmanagement-System (DMS), bei dem jeder Posteingang (Brief, E-Mail, Unterlagen etc.) vorsortiert, digitalisiert und den jeweiligen Ansprechpartnern ggf mit Fristen zugeordnet wird. Alle relevanten Datensätze werden somit in einer elektronischen Mandantenakte gespeichert und sind schnell recherchierbar.
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Alle Teammitglieder können dadurch sofort und ohne langes Suchen sehen, in welchem Stadium sich ein bestimmtes Dokument oder ein bestimmter Vorgang befindet. Die digitale Archivierung aller Arten von Informationen und Dokumenten in einem einzigen System reduziert nachhaltig die Suchzeiten und steigert gleichzeitig die Qualität in der laufenden Bearbeitung und die jederzeitige Auskunftsbereitschaft.
Das System ist revisionssicher ausgelegt, da jeder Bearbeitungsschritt dokumentiert wird. So entsteht Transparenz, bei der auch die Abbildung von Genehmigungsprozessen und der Aufbau eines Controllings auf Dokumentenebene möglich sind.
MarioGuti