Damit ein elektronisches Fahrtenbuch steuerrechtlich anerkannt wird, muss es „ordnungsgemäß“ gemäß §8 Abs. 2 S.4 EStG sein. Doch was genau bedeutet nun dieser Begriff?
Bei elektronischen Fahrtenbüchern sollte man vor allem darauf achten, dass sie zeitnah geführt werden. Es handelt sich hierbei um einen Zeitraum von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der Fahrt. Oft stellt sich hierbei die Frage, ob man nachträgliche Eintragungen im Fahrtenbuch vornehmen kann.
Die Oberfinanzdirektion Rheinland hat nun in ihrem Urteil vom 18. Januar 2013 (Kurzinformation LSt-Außendienst Nr. 2/2013, DB 2013 S. 489) entschieden, dass die nachträgliche Veränderung an zu früheren Zeitpunkten eingegeben Daten technisch ausgeschlossen sein und die Änderungshistorie dokumentiert werden muss.
Dies bedeutet, dass Word oder Excel Tabellen dieses Kriterium nicht erfüllen und deswegen nicht genutzt werden sollten!
Privatfahrten sollten im Fahrtenbuch gesondert ausgewiesen werden. Hierbei reichen normalerweise die Kilometerangaben.
Man sollte jedoch bei der Anschaffung eines elektronischen Fahrtenbuchs vorsichtig sein, da die Finanzverwaltung keinem Programm ein Zertifikat oder eine offizielle Zulassung erteilt.
Es empfiehlt sich also bis zur ersten Prüfung zusätzlich zum elektronischen Fahrtenbuch parallel noch ein klassisches Fahrtenbuch zu führen.
Hinweise zum GPS-Tracking:
Heutzutage verfügen Dienstfahrzeuge häufig über GPS-Tracking, hierbei ist es wissenswert, dass es steuerrechtlich zulässig ist, beim privaten Gebrauch der Fahrzeuge, das GPS-Tracking zu deaktivieren. Hintergrund hierzu ist, dass es aus den Aufzeichnungen hervorgeht, wann das Fahrzeug dienstlich genutzt wurde.
Sinnvoll ist es jedoch trotzdem den Tachometerstand regelmäßig aufzuschreiben, da die Werte von den Fahrzeugen und dem ermittelten GPS-Stand abweichen können und diese Abweichung nur dann zulässig ist, wenn mindestens einmal im Jahr der Stand des Tachometers aufgeschrieben wurde.
Autor des Beitrags
Miriam Heinritzi
Auszubildende
