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NB Steuerberatung Nürnberg - Neugebauer & Binder Steuerberater GbR

Werden Aufzeichnungen für Fahrten mit einem betrieblichen Kraftfahrzeug monatlich auf losen Blättern geführt, stellt dies kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss in gebundener oder in sich geschlossener Form zeitnah geführt werden. Das gilt für den gesamten Zeitraum der Ermittlung innerhalb eines Kalenderjahres.

Ein Handelsvertreter stellte seine Fahrten jeweils für einen Monat auf einem so genannten Reisekosten-Nachweis-Vordruck zusammen. Als Grundlage diente sein Terminkalender, in dem er die Fahrten notiert hatte. Bei diesem Geschehensablauf war davon auszugehen, dass die Aufzeichnungen nicht zeitnah vorgenommen wurden. Insoweit fehlte es neben der gebundenen Form an einer wesentlichen Voraussetzung für die Anerkennung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs.

Quelle: BFH, Beschluss vom 10. Juni 2013,X B 258/12., BFH/NV 2013, S. 1412

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Damit ein elektronisches Fahrtenbuch steuerrechtlich anerkannt wird, muss es „ordnungsgemäß“ gemäß §8 Abs. 2 S.4 EStG sein. Doch was genau bedeutet nun dieser Begriff?

Bei elektronischen Fahrtenbüchern sollte man vor allem darauf achten, dass sie zeitnah geführt werden. Es handelt sich hierbei um einen Zeitraum von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der Fahrt. Oft stellt sich hierbei die Frage, ob man nachträgliche Eintragungen im Fahrtenbuch vornehmen kann.

Die Oberfinanzdirektion Rheinland hat nun in ihrem Urteil vom 18. Januar 2013 (Kurzinformation LSt-Außendienst Nr. 2/2013, DB 2013 S. 489) entschieden, dass  die nachträgliche Veränderung an zu früheren Zeitpunkten eingegeben Daten technisch ausgeschlossen sein und die Änderungshistorie dokumentiert werden muss.

Dies bedeutet, dass Word oder Excel Tabellen dieses Kriterium nicht erfüllen und deswegen nicht genutzt werden sollten!

Privatfahrten sollten im Fahrtenbuch gesondert ausgewiesen  werden. Hierbei reichen normalerweise die Kilometerangaben.

Man sollte jedoch bei der Anschaffung eines elektronischen Fahrtenbuchs vorsichtig sein, da die Finanzverwaltung keinem Programm ein Zertifikat oder eine offizielle Zulassung erteilt.

Es empfiehlt sich also bis zur ersten Prüfung zusätzlich zum elektronischen Fahrtenbuch parallel noch ein klassisches Fahrtenbuch zu führen.

Hinweise zum GPS-Tracking:

Heutzutage verfügen Dienstfahrzeuge häufig über GPS-Tracking, hierbei ist es wissenswert, dass es steuerrechtlich zulässig ist, beim privaten Gebrauch der Fahrzeuge, das GPS-Tracking zu deaktivieren. Hintergrund hierzu ist, dass es aus den Aufzeichnungen hervorgeht, wann das Fahrzeug dienstlich genutzt wurde.

Sinnvoll ist es jedoch trotzdem den Tachometerstand regelmäßig aufzuschreiben, da die Werte  von den Fahrzeugen und dem ermittelten GPS-Stand abweichen können und diese Abweichung nur dann zulässig ist, wenn mindestens einmal im Jahr der Stand des Tachometers aufgeschrieben wurde.

 

Autor des Beitrags

 

Miriam Heinritzi
Auszubildende